Cómo saber si tu clínica es rentable: el dato que te dice si trabajas para ti o para tu clínica

Antes de ver cómo saber si tu clínica es rentable, piensa en una escena que me encuentro mucho.

Un dueño o una dueña de clínica me cuenta que tiene la agenda llena, que este año ha facturado más que el anterior y que el equipo no para de crecer.

Y en la misma conversación me dice que sigue pasando consulta casi todos los días, que no recuerda la última vez que se fue quince días de vacaciones sin mirar el móvil y que el dinero que le queda a final de año se parece poco a lo que imaginaba cuando montó la clínica.

Seguramente montaste tu clínica para tener más libertad y ganar más que trabajando para otro.

Pero si la clínica solo funciona cuando tú tiras de ella, si tratas a la mayoría de los pacientes y lo que ganas depende de tus horas, lo que tienes en el fondo es un sueldo. Eres un autoempleado.

Quizá cobres más que tus empleados, pero el riesgo lo pones tú, los avales del banco los firmas tú y, si un día enfermas, ese dinero deja de entrar.

Yo a esto lo llamo la jaula dorada. Desde fuera todo parece ir muy bien y desde dentro no encuentras la salida.

La mayoría de propietarios lo intuyen por el cansancio y porque el dinero no les cunde en proporción al tiempo que dedican, pero no tienen ningún dato que se lo confirme.

En este episodio de No me da la vida, con el que abrimos nueva temporada centrada en los números de tu clínica, te explico qué número tienes que mirar para saber si tu clínica gana dinero de verdad, cómo calcularlo sin tecnicismos y qué hacer con él.

Crecer, sí, pero midiendo

Crecer es una palabra que se usa mucho y no siempre bien.

Seguro que te ha llamado más de una agencia de marketing prometiéndote que te va a llenar la clínica de leads, es decir, de contactos de personas que dejan sus datos en un anuncio o en tu web.

Algunas agencias lo hacen bien. Pero cuando reviso los números de las clínicas con las que trabajo, me encuentro una y otra vez con que muchas no dan un informe claro de lo que pasa con tu dinero.

Y cuando lo dan, viene lleno de impresiones, clics y alcance. Datos que suenan bien y que no te dicen lo que te importa.

Además, es normal que ni lo revises: tú sabes curar a tus pacientes y nadie te ha enseñado a leer una campaña de Google o de Meta. Tampoco tienes por qué. Lo que sí te interesa saber es esto:

• Cuánto te cuesta cada contacto nuevo que te llega.
• Cuántos de esos contactos acaban viniendo a una primera visita.
• Cuánto te ha costado en total traer a cada paciente nuevo.
• Cuánto dinero te deja ese paciente a lo largo del tiempo.

De todos ellos hablaremos durante la temporada. Pero antes hay que empezar por el número que te dice si todo ese crecimiento te deja dinero o no.

Cómo saber si tu clínica es rentable: facturar no es lo mismo que ganar

Mucha gente confunde lo que gana su clínica con lo que factura. La facturación es todo el dinero que cobras a tus pacientes.

Lo que gana tu clínica es lo que queda de ese dinero cuando ya has pagado todo lo que te cuesta tenerla abierta, lo que te cuesta cada día subir la persiana.

Esos gastos son las nóminas del equipo, la seguridad social, el alquiler del local, el producto que usas en los tratamientos, la inversión en marketing o las cuotas de los equipos.

En el banco y en las gestorías a esto lo llaman EBITDA. El palabro asusta, pero lo que mide es muy sencillo y muy potente: cuántos céntimos se quedan dentro de tu clínica por cada euro que entra.

Por qué te interesa medir la rentabilidad de tu clínica cada mes

Tus horas tienen un tope. El día tiene las que tiene, así que si tu clínica quiere crecer, ese crecimiento no puede salir de que tú trabajes más.

Tiene que salir de que la clínica atienda a más pacientes sin depender de ti. Eso se consigue contratando a otro profesional, abriendo un box nuevo, comprando o renovando equipos para ser más eficiente, o invirtiendo en marketing.

Todas esas decisiones primero te cuestan dinero y, si salen bien, después te lo devuelven. Eso es una inversión. Y este número te dice si tu clínica puede permitirse dar el paso o si lo vas a dar a ciegas.

Hay otra razón. Cuando creces, la facturación sube casi siempre, pero los gastos también, y no siempre al mismo ritmo.

Un profesional nuevo que aún no tiene la agenda llena, una sala que pagas entera y usas a medias o una campaña que trae contactos que no se convierten en pacientes pueden hacer que factures más que nunca y ganes menos que el año anterior.

Si miras el número cada mes, lo ves a tiempo de corregirlo. Si no lo miras, te enteras tarde, a veces demasiado tarde. Y mueres de éxito.

La última razón tiene que ver contigo.

Cuando sabes cada mes lo que gana tu clínica, puedes soltar el día a día y dejar que tu equipo lo gestione, porque tienes un dato que te dice si las cosas van bien sin estar encima de todo.

Te lo digo desde mi experiencia. Estuve 15 años como directora en banca de empresas, y cuando una clínica venía a pedir un préstamo, lo primero que buscaba en sus cuentas era cuánto dinero generaba la actividad cada año.

Con ese dato calculaba si podría pagar las cuotas. Y si algún día alguien quiere comprar tu clínica o entrar como socio, el precio se calcula multiplicando lo que gana al año.

Lo que gana, que puede estar muy lejos de lo que factura. Cuanto más gane tu clínica sin depender de ti, más vale.

Qué depende de ti para subir el margen

El contexto aprieta. Están los impuestos y la subida del salario mínimo.

El barómetro que publicaron los gestores administrativos en abril de este año dice que las pymes españolas venden más que antes, pero son menos rentables, y que una de cada cinco está en pérdidas. Ese es el contexto.

Ahora vamos a lo que sí está en tu mano.

Lo que gana tu clínica en total sale de lo que te deja cada tratamiento.

Y muchas veces el tratamiento que más cobras resulta ser el que menos dinero te deja, porque ocupa más tiempo de cabina, gasta más producto o necesita más horas de tu equipo. Mira también estos puntos:

• Precios que llevan años sin revisarse.
• Descuentos que se dan en recepción para que el paciente acepte un presupuesto.
• Un profesional que cobra un porcentaje tan alto por sesión que su hora apenas te deja dinero.

Nada de esto lo ves mirando el saldo del banco. Lo ves cuando miras lo que gana tu clínica cada mes.

Cómo preparar el dato sin hacerlo tú

Esta información no tienes que prepararla tú. Los ingresos salen del programa de gestión que utilices. Los gastos, del resumen que te pase la gestoría o del extracto del banco.

Lo puede preparar tu gerente, si lo tienes, o la persona que lleva la administración, con el mes ya cerrado. Te recomiendo que esté antes del día 10 del mes siguiente, para que tengas margen de corregir.

Cuando lo midas, ten cuidado con dos cosas:

• Los gastos que pagas una vez al año, como el seguro o el mantenimiento de los equipos, repártelos entre los 12 meses. Así evitas que un mes parezca un desastre y los demás una maravilla.
• Si un paciente te paga por adelantado un bono de varias sesiones, ese dinero no cuenta como ganado hasta que tú o alguien de tu equipo haga las sesiones.

Deberes: cómo saber si tu clínica es rentable con tu cuenta de resultados

Esta semana te propongo calcular tu número. No necesitas saber de números; se lo puedes pedir directamente a tu gestor.

• Pide a tu gestoría la cuenta de resultados de los últimos 12 meses.
• Mira lo que te queda después de todos los gastos, apartando los intereses de los préstamos, las amortizaciones y los impuestos.
• Antes de dar ese número por bueno, pregúntate si cobras una nómina de la clínica por el trabajo que haces en ella. Si pasas consulta sin ponerte un sueldo y vas sacando dinero según lo necesitas, tu trabajo no aparece en los gastos y parece que la clínica gana más de lo que gana. En ese caso, réstale lo que te costaría pagar a otra persona por hacer tu trabajo, con su seguridad social. Si ya te pagas una nómina parecida a la de cualquier profesional en tu puesto, sáltate este paso.
• Divide la cantidad que te quede entre lo que facturaste en esos 12 meses.

Un ejemplo con números redondos: si el año pasado facturaste 100.000 euros y, después de pagarlo todo, te quedaron 20.000, divides 20.000 entre 100.000 y te sale 0,20.

De cada euro que te paga un paciente, se quedan 20 céntimos en tu clínica, antes de intereses e impuestos. Dicho de otra forma, tu clínica gana un 20 % de lo que factura.

Si ese número se acerca a cero, tu clínica apenas genera dinero después de pagar lo que cuesta tenerla abierta y tu trabajo. Se mantiene porque tú estás ahí tirando de ella cada día.

Y eso pesa cuando quieres crecer: contratar, comprar un equipo, abrir tratamientos nuevos o una sala son gastos nuevos que la clínica tiene que pagar todos los meses.

Si hoy no le sobra nada, esos gastos los acabarás cubriendo con tus ahorros, financiándote o trabajando más horas. Eso es crecer sin saber si vas a poder sostenerlo.

Si el número es bueno, tienes la base para crecer con seguridad, para delegar sabiendo lo que pasa en tu clínica y para sentarte delante del banco con los deberes hechos.

En los dos casos, a partir de hoy tienes un número para tomar decisiones con la cabeza fría.