La facturación por hora de tu equipo es el número que casi ninguna clínica mira. Cuando pregunto cuántas de las horas que pagas están ocupadas con un paciente que viene y paga su tratamiento, la respuesta suele ser «casi todas».
La agenda parece llena y el equipo no para en todo el día. Pero cuando miramos los datos, casi siempre sale que solo la mitad de esas horas deja el dinero que debería.
La otra mitad se pierde en huecos que nadie llena, pacientes que no se presentan y sesiones cobradas con descuento. Y tú pagas todas las horas igualmente.
En este episodio de No me da la vida te explico cómo calcular este indicador, el tercero de los siete con los que diriges tu clínica, y qué hacer con el resultado.
En este artículo
- Cómo calcular la facturación por hora de tu equipo
- Dónde se pierde la facturación por hora: huecos, no show y descuentos
- Por qué la ocupación de agenda engaña
- Facturación por hora antes de contratar: crecer con lo que ya tienes
- Cómo recoger bien el dato en tu programa de gestión
- Deberes: tu facturación por hora del último mes
Cómo calcular la facturación por hora de tu equipo
El cálculo es sencillo. Coges lo que facturó cada profesional el mes pasado y lo divides entre todas las horas que tenía abiertas en agenda para atender pacientes.
Cuentan tanto las horas que se llenaron como las que se quedaron vacías. Las vacías también las estás pagando, así que no salen a coste cero.
Después compara el resultado con lo que te deja una hora de cabina ocupada por un paciente que paga sin descuento. La diferencia es el dinero que tu equipo deja sobre la mesa cada hora.
Imagina una clínica de medicina estética con cuatro profesionales, entre médico estético y esteticistas. Cada uno tiene unas 130 horas al mes abiertas en agenda: 520 horas entre los cuatro.
Con los tratamientos que hace habitualmente, una hora de cabina ocupada y cobrada sin descuento le deja de media unos 90 euros. El mes pasado facturó unos 25.000 euros.
Si divides 25.000 euros entre 520 horas, cada hora del equipo ha facturado unos 48 euros. Podría estar dejando 90, así que la clínica funciona casi a la mitad.
Dónde se pierde la facturación por hora: huecos, no show y descuentos
Lo primero son las horas sin paciente. De esas 520 horas, solo unas 390 llegaron a tener una cita apuntada en la agenda.
De esas citas acudieron más o menos tres de cada cuatro, y el resto fueron no show. La profesional estaba igualmente en la clínica cobrando su nómina.
Los estudios publicados en España sobre consultas sitúan entre un 12 y un 19 % las citas que no se atienden porque el paciente no viene.
Lo segundo es el precio. Si parte de las sesiones vienen de bonos de diez sesiones con descuento, de láser o presoterapia por ejemplo, cada sesión sale más barata que suelta.
En el ejemplo, la hora de tratamiento se queda de media en unos 76 euros en lugar de 90. Mientras tanto, nóminas, alquiler y suministros los pagas enteros.
Por qué la ocupación de agenda engaña
La primera razón por la que casi nadie tiene este número es que se mira la ocupación y se da por buena. Puedes tener la agenda llena al 90 % y facturar muy poco.
Basta con que haya muchos descuentos, sesiones regaladas o pacientes que no vienen y, por supuesto, no pagan.
La segunda razón es que no duele lo suficiente. Mientras la agenda parezca llena y se paguen las nóminas, se sigue adelante hasta que llegan las tensiones de liquidez.
Facturación por hora antes de contratar: crecer con lo que ya tienes
Este número te dice si puedes crecer con los recursos que ya tienes: el tiempo de tu equipo, el dinero y la capacidad de salas y aparatología.
Antes de contratar a otro profesional, mira cuánto factura cada hora de las personas que ya están. Si cada hora deja 48 euros cuando podría dejar 90, contratar es meter más horas vacías en tu clínica.
También te dice qué profesional puede necesitar ayuda. A uno le pueden cancelar mucho más que a otro, u otro puede estar dando descuentos que nadie ha autorizado.
Hay medidas que cuestan muy poco y te devuelven horas que ya estás pagando:
- Un recordatorio por WhatsApp 24 o 48 horas antes de cada cita.
- Una lista de espera para cubrir las cancelaciones.
Cómo recoger bien el dato en tu programa de gestión
No hace falta que lo prepares tú, pero sí que te asegures de que el dato se recoge bien. En muchas clínicas no se apunta y nadie se da cuenta hasta que intenta sacar el informe.
- Recepción deja cada cobro asignado al profesional que hizo la sesión. Si se cobra a nombre de la clínica, el informe sale vacío o mal repartido.
- Los bonos se reparten por sesiones hechas. Si un paciente paga en enero un bono de diez sesiones que va haciendo hasta abril, a cada profesional se le cuenta solo lo que hizo cada mes.
- Recepción marca en el programa cada ausencia y cada cancelación por separado, porque no son lo mismo.
- Tu gerente, o quien lleve la administración, hace la división por profesional antes del día 10 del mes siguiente, junto con los otros indicadores.
Si no lo haces así con los bonos, enero parecerá un mes buenísimo y en febrero, marzo y abril parecerá que ese profesional trabaja gratis.
Pregunta al soporte de tu programa de gestión cómo se configura. La mayoría lo permite.
Deberes: tu facturación por hora del último mes
Pide que te saquen dos datos de cada profesional del último mes:
- Las horas que tenía abiertas en agenda.
- Lo que facturó.
Divide una cosa entre la otra y compáralo con lo que te deja una hora de cabina ocupada sin descuentos. Ese dato te lo da la calculadora de la web.
Puede que descubras que tu clínica funciona a medio gas. Ese susto es mucho menor que seguir contratando sin saber si cada hora te deja lo que tiene que dejarte.
Escucha el episodio completo
Si prefieres verlo o escucharlo, aquí tienes el episodio de No me da la vida.
¿Sabes cuánto te deja cada tratamiento?
La calculadora te dice, tratamiento por tratamiento, cuánto te deja cada hora de cabina. Es la cifra con la que comparar tu facturación por hora real.
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