Coste de una baja laboral: el agujero que deja en tu clínica y casi nadie calcula

El coste de una baja laboral en tu clínica suele ser bastante más alto que la nómina de la persona que falta. Una baja de un mes puede costarte cerca del doble de su sueldo.

En España, cinco de cada 100 trabajadores están de baja. Si tienes un equipo de 20 personas, lo normal es que una esté de baja ahora mismo.

No voy a entrar en si cada baja está justificada: quien está enfermo tiene todo su derecho a cogerla. Lo que te toca a ti es tener los números claros y contar con que va a pasar.

Lo que no puede ser es que vivas con miedo a contratar. Si sabes cuánto te cuesta una baja y la tienes prevista, la cubres sin problema y tu clínica sigue siendo rentable.

En este episodio de No me da la vida te explico cómo calcular en tres pasos lo que te cuesta de verdad una baja y cómo saber si lo tienes bien resuelto. También verás el error que hace que una sola baja te ponga la agenda patas arriba.

Pensar en el dinero también forma parte de cuidar a tu equipo

Si te sientes mal por pensar en el dinero cuando alguien de tu equipo está enfermo, tranquilidad. Calcular lo que te cuesta una baja forma parte de dirigir un negocio.

Puedes preocuparte por esa persona y por tus números a la vez. Da igual que sea una baja por enfermedad, por maternidad, por paternidad o de otro tipo: si tienes equipo, va a pasar.

Coste de una baja laboral: los tres sitios por donde pierdes dinero

Casi todo el mundo mira solo la nómina. Una baja te cuesta dinero por tres sitios distintos.

Lo primero es que sigues pagando aunque esa persona no esté. En una baja por enfermedad, los primeros 15 días los pagas tú, aunque los tres primeros no se cobran salvo que tu convenio diga lo contrario.

A partir del día 16 empieza a pagar la Seguridad Social. Pero la cotización que pagas cada mes por tener a esa persona contratada, más o menos un tercio de su sueldo, la sigues pagando entera.

Muchos convenios te obligan también a completarle el sueldo para que cobre el 100 %. Pregunta a tu gestoría qué dice el tuyo.

Lo segundo es lo que dejas de facturar. Si esa persona atiende pacientes, cada día que falta hay citas que no se atienden.

Algunas las pasarás a otro profesional o las asumirás tú, pero otras se cancelan. Y no todos los pacientes esperan: hay quien deja el tratamiento a medias y quien se va a terminarlo a otro sitio.

Lo tercero es lo que te cuesta cubrir el hueco. Puedes buscar a alguien que sustituya a esa persona, con lo que supone encontrarlo, contratarlo y enseñarle cómo trabajáis.

Si no, lo cubre el resto del equipo con horas extras o lo cubres tú, que es lo más habitual. Y tu hora es la más cara de todas.

Ojo con alargar esa situación. Un equipo que pasa semanas cargando con el trabajo de otra persona acaba agotado, y un equipo agotado suele tener más bajas.

Un ejemplo con números redondos

Imagina a alguien de tu equipo que atiende pacientes, con una nómina de 2.000 € al mes, y que hace facturar a tu clínica unos 7.000 € al mes en tratamientos. Te dice que se coge la baja un mes.

Lo que sigues pagando aunque no esté puede rondar los 1.500 €. Depende, como has visto, de si tu convenio te obliga a pagarle el 100 % del sueldo.

Si nadie puede asumir la mitad de su agenda, dejas de facturar unos 3.500 €. Descontados los gastos de abrir la persiana, supón que de eso te quedaban 2.000 € de beneficio.

Suma los 1.500 € que pagas y los 2.000 € que dejas de ganar: son 3.500 €, casi el doble de su sueldo.

Si encima contratas a alguien para sustituirla, súmale su sueldo. Y multiplica ese agujero por cada mes que dure la baja, sea uno, tres o doce.

Cómo calcular el coste de una baja laboral con tres preguntas

No necesitas ser economista ni hacer las cuentas tú. Te basta con pedir los datos a las personas que los tienen.

• A tu gestoría: cuánto te cuesta esa persona en nómina y Seguridad Social durante la baja.
• A recepción o administración: cuánto factura esa persona de media en un mes normal. Lo pueden sacar del programa de gestión mirando los meses anteriores a la baja.
• También a recepción: cuánto se ha facturado de su agenda mientras estaba de baja, con las citas que se han podido pasar a otro profesional.

La diferencia entre esas dos cifras de facturación es lo que has dejado de ingresar. Apúntala junto a lo que te ha costado cubrir el hueco: sustituto, horas extras del equipo o tus propias horas, que también cuentan.

Suma las tres partidas y tendrás el coste real de la baja. Apúntalo cada vez que haya una y revísalo todo junto cada tres meses.

Así, cuando hagas tus previsiones, sabrás cuánto tienes que tener guardado para cubrir las bajas.

Cómo saber si tienes cubiertas las bajas: el semáforo

Para saber si lo tienes bien resuelto, usa un semáforo sencillo.

• Verde: alguien se coge una baja y el resto del equipo asume su agenda sin cancelar apenas citas.
• Amarillo: tienes que mover muchas citas, pierdes algún paciente y acabas alargando tú la jornada.
• Rojo: una baja te obliga a cancelar la agenda casi entera o a cubrirla tú, porque solo esa persona sabe hacer ciertos tratamientos o porque tu equipo es muy pequeño.

Aquí está el error del que te hablaba al principio: depender de una sola persona. Es lo que convierte una baja en un roto para tu clínica.

Deberes si estás en amarillo o en rojo

• Que ningún tratamiento dependa de una sola persona. Escribe paso a paso cómo se hace cada uno y forma a alguien más del equipo para que también lo sepa hacer.
• Ten una lista de espera de pacientes a los que llamar cuando quede un hueco libre, para que la agenda no se quede vacía.
• Fíjate en si las bajas se repiten en las mismas épocas o en el mismo puesto. Si es así, puede que ese puesto tenga demasiada carga de trabajo u otro problema que sí puedes cambiar.

Imagina que el lunes alguien te dice que está de baja y le deseas de corazón que se recupere, por esa persona y no por tu agenda. Después sigues con tu día sin cancelar citas ni quedarte hasta las nueve de la noche.

Eso se consigue planificando y conociendo tus números antes de que pase. Si no, lo acabas pagando con tu dinero, con tu tiempo y con tu energía, y lo nota también tu familia.