Cuando pregunto a quien dirige una clínica por su tasa de conversión de presupuestos, la respuesta casi siempre está entre el 80% y el 90%.
Me dicen: El paciente que viene a valoración, se suele quedar.
Luego abrimos el programa de gestión y sumamos en euros todo lo presupuestado en los últimos tres meses. Al compararlo con lo cobrado o agendado, la cifra baja a un 40 %, a veces menos.
Antes de trabajar con clínicas dirigí una oficina de empresas en un banco. Cada lunes repasábamos una por una las ofertas enviadas la semana anterior.
Una oferta sin respuesta se daba por pendiente, nunca por perdida. Y siempre había una persona con nombre y apellidos encargada de moverla.
En este episodio de No me da la vida te explico cómo medir este indicador, el cuarto de los siete con los que diriges tu clínica, y cómo organizar el seguimiento para vender más.
En este artículo
- Qué es la tasa de conversión de presupuestos y por qué medirla en euros
- Los presupuestos que más cuesta cerrar
- Por qué falla el seguimiento de presupuestos
- Vender más en tu clínica empieza por llamar a tiempo
- Cómo medir la tasa de conversión de presupuestos cada mes
- Deberes: recupera los presupuestos pendientes
Qué es la tasa de conversión de presupuestos y por qué medirla en euros
Es el porcentaje de lo que presupuestas que acaba convirtiéndose en tratamiento. Puedes verla en unidades, pero la medida que importa es el euro.
Pertenece al área comercial. Si no tienes a nadie dedicado a ventas, la llevará recepción, la coordinación de pacientes o quien tenga delegado el marketing.
Piensa en una clínica de obesidad que presupuesta programas de seis meses con seguimiento médico y nutricional, a unos 2.000 euros cada uno. En un mes entrega 40 presupuestos: 80.000 euros encima de la mesa.
Empiezan 12 o 13 pacientes, unos 25.000 euros. Contado por pacientes parece que la clínica va bien, pero en euros se han quedado unos 55.000 en un cajón en un solo mes.
Los presupuestos que más cuesta cerrar
Los presupuestos que más cuesta cerrar suelen ser los más grandes, aunque no siempre. Una clínica puede aceptar casi todas las revisiones sueltas y perder la mayoría de los programas completos.
Y son esos programas los que sostienen la facturación del año.
Cuando se convierte poco, quien dirige busca las causas fuera: el precio es alto, en la zona no hay dinero, la clínica de enfrente hace descuentos. Todo eso puede influir.
Pero casi nunca explica la diferencia entre una clínica que convierte cuatro de cada diez y otra que convierte siete. Esa diferencia la marca saber qué presupuestos siguen pendientes, quién llama a cada paciente y en cuántos días.
Por qué falla el seguimiento de presupuestos
Falla casi siempre por una idea del equipo. Quien entrega el presupuesto cree que llamar al paciente es presionarle, y que si le interesa ya llamará él.
El paciente que sale de tu clínica con un presupuesto de 2.000 euros casi nunca ha dicho que no. Se va con dudas: cómo lo va a pagar, qué pasa si no ve resultados, si puede empezar después del verano.
Si nadie le resuelve esas dudas en los primeros días, lo que en consulta veía como una inversión en salud pasa a ser un gasto que puede esperar.
Vender más en tu clínica empieza por llamar a tiempo
Un estudio publicado en Harvard analizó más de un millón de solicitudes de clientes en 42 empresas. Las que contactaban en la primera hora convertían mucho más que las que esperaban una hora más.
Frente a las que tardaban un día o más, la diferencia superaba las 60 veces. El interés del paciente está en su punto más alto cuando sale de tu consulta y baja cada día que pasa sin que nadie le llame.
Piensa también en lo que te costó sentarlo delante: publicidad, tiempo de recepción y, muchas veces, una hora de consulta gratuita. Un presupuesto sin seguimiento tira todo eso a la basura.
Cómo medir la tasa de conversión de presupuestos cada mes
No tienes por qué prepararla tú. Reparte el trabajo así:
- Quien coordina pacientes, o recepción si no tienes esa figura, registra cada presupuesto en el programa de gestión con su importe, la fecha de entrega y si se acepta o no.
- Si pasan siete días sin respuesta, alguien llama al paciente. Tiene que ser algo mecánico.
- Tu gerente, o quien lleve la administración, suma cada mes los euros aceptados y los divide entre los euros presupuestados.
- En el mismo informe, junto a los otros tres indicadores, te presenta cuántos presupuestos llevan más de siete días sin contacto.
En las clínicas con las que trabajo analizamos 80 indicadores y los reducimos a siete. Con esos siete, que voy contando episodio a episodio, llevas el control de tu clínica.
Deberes: recupera los presupuestos pendientes
Pide que te saquen los presupuestos de los últimos tres meses que no se aceptaron ni se rechazaron, y súmalos en euros.
- Que alguien del equipo llame a cada uno de esos pacientes.
- Sin intentar venderle nada, solo para preguntarle si le quedó alguna duda.
Es el dinero que antes puedes recuperar, porque esos pacientes ya te conocen y saben lo que necesitan.
Mirar este número en euros impone, porque ves todo lo que se te ha escapado. Pero se escapa igual lo mires o no.
Cuando lo tienes delante cada mes, sabes cuánto puedes facturar sin gastar un euro más en publicidad.
Escucha el episodio completo
Si prefieres verlo o escucharlo, aquí tienes el episodio de No me da la vida.
¿Sabes cuánto te deja cada tratamiento?
Antes de perseguir cada presupuesto, te conviene saber qué tratamientos te dejan más margen. Así sabes dónde poner primero el seguimiento.
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